Dématérialisation

Dématérialisation – définition


Définition générale

Dématérialiser un document, c’est le produire en format numérique à partir d’un système d’information. Le document est émis directement au format électronique

Ainsi, le logiciel de facturation génère une facture PDF automatiquement. Le logiciel métier produit un contrat client. L’outil RH (le SIRH) édite un bulletin de paye. 

Lorsque l’original établi sur support papier est copié au format électronique, on parle de numérisation ou digitalisation du document.

Une fois les documents numériques générés se posent les questions de leur gestion (Gestion Electronique des Documents, GED) et de l’archivage.

En effet, la dématérialisation est complète si les documents sont émis, traités, validés, archivés au format électronique. Ainsi, par exemple, une facture est émise en format PDF, transmise au client par mail, convertie en écriture comptable sans ressaisie, et  automatiquement archivée.

Dématérialiser les factures

Pour les factures sortantes, la dématérialisation se traduit par la transmission d’un fichier électronique.

La dématérialisation des factures entrantes consiste à scanner les documents à réception. Les équipes intègrent ensuite les documents en format fichier dans le système d’information de l’entreprise (le logiciel de gestion intégrée ou ERP).

Lorsque l’entreprise dématérialise l’ensemble du processus et crée, envoie, reçoit, stocke les factures, il lui faut respecter les règles fixées par la Direction Générale des Impôts (DGI).

La copie numérique d’un document est considérée comme fiable si la numérisation et l’archivage se font selon un procédé spécifique et conformément à une norme définie.

L’article 289-V du Code Général des Impôts exige que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

La numérisation doit permettre :

  • L’identification de la copie : la copie est au format PDF et en tout point identique à l’originale. Le procédé de reproduction utilisé doit produire des informations (contexte de la numérisation, date de la création de la copie, qualité du procédé de reproduction…).
  • L’intégrité de la copie : elle est attestée par le recours à une empreinte électronique (horodatage, cachet ou signature électronique qualifiée électronique). Cette dernière garantit la détection de toute modification ultérieure de la copie.
  • La conservation des copies via un archivage à valeur probante et ce, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale : les conditions de conservation permettent d’éviter toute altération de la forme ou du contenu de la copie. Les établissements « prestataires de services de confiance » sont qualifiés pour cet archivage.

En résumé, l’outil de facturation doit répondre aux normes fiscales, et notamment à quatre conditions de conformité des données : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage. Une transaction enregistrée ne peut être ni modifiée ni annulée sans conservation de la trace des modifications. Les échanges doivent être totalement sécurisés par cryptage. Au minimum, la trace de la transmission des factures est conservée (conserver les mails accompagnant l’envoi des factures). Enfin, l’archivage légal se fait pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique hébergé par un tiers de confiance.

Dématérialisation des paiements

La dématérialisation des paiements suppose la suppression du chèque et des confirmations par fax. Les règlements se font exclusivement par télétransmission de fichiers, virements ponctuels, confirmations électroniques et prélèvements.

Dématérialiser les notes de frais

L’utilisateur photographie le justificatif de dépense. La date, le montant total, la TVA, la devise, le type de dépense sont reconnus par le logiciel de reconnaissance optique (OCR) qui retranscrit l’information. Une fois dématérialisés par l’OCR, ces justificatifs professionnels obtiennent la certification d’archivage à valeur probante.

Les différents modes d’échange de documents


Le papier, une espèce en voie de disparition :

Le papier est encore présent dans les TPE et PME, et ce, malgré ses nombreux inconvénients. Son traitement et l’archivage sont lourds. Le papier ne permet aucune traçabilité des échanges entre clients et fournisseurs. Il génère par ailleurs des risques d’erreur à la saisie.

Le PDF envoyé par mail :

Le PDF laisse une trace de l’échange entre client et fournisseur. Mais la saisie des données à réception reste manuelle, ainsi que l’archivage.

L’EFI (Echange de Formulaire Informatisé) :

Le fournisseur saisit les données de la facture sur un portail dédié du GDO (grand donneur d’ordre). Cette saisie est source d’erreurs et, par ailleurs, consommatrice de temps.

L’EDI (Echange de Données Informatisées) :

Il permet un échange automatique d’informations entre 2 entités.

Ce mode d’échange est complexe pour une PME.

En effet, les documents EDI sont transmis pour être directement incorporés dans l’application appropriée chez le destinataire, par exemple, dans le système de gestion des commandes. Le traitement commence ensuite immédiatement.

Afin que les ordinateurs puissent lire et comprendre les documents à traiter, un format standard est défini. Plusieurs normes sont actuellement en vigueur, notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML.

De ce fait, lorsque deux entreprises décident d’échanger leurs documents, elles doivent préalablement convenir de la norme et de la version de l’EDI utilisée. Le plus souvent, elles utilisent un traducteur pour traduire le format reçu et pouvoir traiter les données dans leurs applications internes. 

Les documents échangés sont principalement les bons de commande, les factures, les avis préalables à l’expédition (ou ASN, Advance Shipping Notice, annonce de livraison). On trouve également, par exemple, les documents douaniers, les statuts d’expédition.

Le PDF embarquant des données structurées :

Ce format permet de combiner la simplicité d’usage du PDF avec l’automatisation du traitement de la facture par le destinataire. Certains systèmes permettent la capture des factures reçues par mail dans une boîte aux lettres dédiée et la collecte automatique des factures sur les sites des fournisseurs. Puis les factures sont intégrées par lecture automatique des données contenues sur le support.

L’OCR :

L’Optical Character Recognition (OCR) ou reconnaissance optique de caractères, est un outil permettant à un système informatique de reconnaître automatiquement un texte. L’OCR capte les caractères d’un document papier pour le retranscrire. Ce procédé permet d’éviter la saisie des informations et automatise les traitements en entreprise.


avant la dématérialisation
dématérialisation EDI

Dématérialisation – réglementation et genèse

Réglementation

L’émission de factures par voie électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises à compter du 1/01/2020.

Les grandes entreprises et les fournisseurs publics sont soumis à cette obligation depuis le 1/01/2017.

Les entreprises de taille intermédiaire le sont depuis le 1/01/2018, les PME depuis le 1/01/2019. Les microentreprises le seront au 1/01/2020.

Toute entreprise doit aujourd’hui accepter les factures au format électronique.

L’arrêté du 22 mars 2017 autorise les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver en format numérique.

Sur le plan fiscal, le champ d’application de l’arrêté est strictement limité aux factures établies originairement sur support papier. Pour les justificatifs de frais professionnels, les entreprises restent tenues de conserver les documents originaux.

En revanche, l’URSSAF admet les copies numérisées des justificatifs de dépenses comme preuve suffisante. Cette simplification entre en vigueur au 1er juillet 2019. Les documents nécessaires à l’établissement de l’assiette des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

La genèse

La Directive Européenne transposée en Droit Français en 2013 a stimulé la généralisation de la facture électronique en simplifiant sa mise en oeuvre par des allègements réglementaires et techniques.

Les grands donneurs d’ordres, acteurs publics et grandes entreprises, ont rapidement adhéré. La dématérialisation leur permet, en effet, de fiabiliser et d’optimiser les processus de traitement. Leurs systèmes d’information incorporent automatiquement les factures, suivent les étapes de validation avant paiement (workflow). Puis les documents stockés restent accessibles à tout moment.

Ces donneurs d’ordre, soucieux d’obtenir des gains de productivité, ont imposé à leurs fournisseurs l’usage de la facture électronique. Ainsi, l’Etat a lancé une plateforme dédiée au traitement des factures fournisseurs, Chorus Pro, en Septembre 2016, rendant la dématérialisation des achats de l’Etat obligatoire.

Les PME et TPE ont par conséquent commencé la dématérialisation de l’émission de leurs factures à la demande de ces gros clients.

Les avantages de la dématérialisation pour une Direction Financière

L’état des lieux

En France, 66 % des entreprises sont équipées d’une solution de dématérialisation des factures (source : baromètre de la dématérialisation). Chaque année, 2 milliards de factures BtoB sont éditées.

Les avantages de la dématérialisation

Les avantages sont nombreux :

Gain de temps par l’accélération des transmissions et des validations de facture,

Gain de productivité par la rapidité de traitement d’une facture par les services financiers,

Une meilleure sécurité (suivi et archivage électroniques),

Un meilleur confort de travail pour les équipes (les recherches et les suivis sont plus faciles),

Une réduction de l’empreinte carbone.

Les bénéfices pour la Direction Financière

Un meilleur respect des délais de paiement : la facture électronique facilite le suivi des factures clients, les relances, la gestion des factures fournisseurs. Elle contribue à la bonne gestion du BFR.

Une fluidification de la relation client – fournisseur : les échanges sont plus rapides, les données sont plus fiables (intégration automatique dans le système de gestion).

L’optimisation de la trésorerie : en simplifiant et sécurisant les échanges avec les sociétés d’affacturage, la facture électronique facilite le recours à la cession de créances, contribuant à optimiser la trésorerie.

L’accès aux factures archivées : le coffre-fort électronique permet un accès sécurisé, 24 h sur 24, et quel que soit le lieu où l’on se trouve.

Le gain financier :

A l’échelle de la France, il est estimé à 20 milliards d’euros (source : Forum National de la Facture Electronique). Le gain se partage entre fournisseur qui émet la facture (1/3) et client qui la règle (2/3).

A l’échelle de l’entreprise, le passage à la facture électronique réduit le coût de traitement (- 60%), ainsi que le temps de traitement (- 10 à 15 jours). Ces gains viennent de la simplification des relances, de litiges moindres, du rapprochement automatisé des factures, de la traçabilité des traitements, et d’un accès facile aux archives.

Pour en savoir plus : ce lien vers le baromètre du numérique et celui-ci vers le site de l’URSSAF

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